Đối với các doanh nghiệp sử dụng Email Marketing thì địa chỉ rất quan trọng. Có thể nói đây là yếu tố then chốt, quyết định đến khả năng có gửi email đến hộp thư đến của người nhận hay không. Hai yếu tố mà địa chỉ Email chuẩn cần phải có: Uy tín đối với bộ lọc email và chuyên nghiệp với khách hàng
Một số dịch vụ cung cấp hệ thống Email Marketing đều có tư vấn, hỗ trợ quy trình để có hệ thống Email Marketing chuẩn cho từng khách hàng (Ví dụ Mautic). Nếu từ đầu domain được thiết lập đúng, uy tín của địa chỉ email cao, đủ tiêu chuẩn đi qua bộ lọc kiểm soát gắt gao của yahoo, gmail, outlook thì khả năng đến hộp thư đến sẽ tăng cao. Nếu các bước không được thực hiện đầy đủ, thì email sẽ vào spam hoặc promotion.
Dưới đây là quy trình thiết lập địa chỉ Email Marketing chuẩn gồm 3 bước:
Nội dung chính
B1: Đánh giá độ uy tín của Tên miền (domain) dùng gửi email
Domain (tên miền), là tên của một website . Nó thay thế cho một địa chỉ IP khó nhớ và dài.
Trước khi tìm hiểu về cách kiểm tra Domain, chúng ta cần biết do vì sao nên đăng ký Domain. Có các lý do sau:
- Để ránh việc trùng lặp với tên miền đã đăng ký, bạn nên tra cứu thông tin domain cẩn thận để biết Domain đã có chủ hay chưa.
- Lựa chọn tên miền thích hợp, có giá trị và đảm bảo về hiệu quả kinh doanh trên website.
- Doanh nghiệp của bạn tiết kiệm một khoản đáng kể chi phí do kinh doanh thất bại phải đổi tên miền.
- Hiệu quả khai thác dự án của website gia tăng thêm.
Đây là bước kiểm tra quan trọng nhưng dễ bị cho qua. Nếu trước đây dùng domain để spam , sử dụng không đúng cách, trang web bị hack có script mà cứ lấy cổng smtp mặc định spam khiến domain bị vào blacklist. Đồng thời, nếu domain share hosting, nhưng hosting đó có mailsever của host mà spam thì IP bị đánh dấu spam, dẫn đến domain về IP đó bị đánh dấu spam nốt. Khi domain đã vào blacklist, rất khó gửi email vào inbox. Cần kiểm tra xem domain có bị blacklist không trước khi đến bước triển khai. Phổ biến nhất là dùng Tool để check: https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx
Xem thêm: Hướng dẫn kiểm tra tên miền (Domain) có bị Blacklist hay không
Giao diện Mxtoolbox khi domain bị Blacklist
B2: Thêm các bản ghi DKIM, DMARC, SPF
Sau khi kiểm tra chắc chắn domain đã sạch, bước tiếp theo là thêm bản ghi để nâng cao uy tín cho domain. Bản ghi DKIM, DMARC, SPF như một chứng nhận đây là domain của chính chủ, “chấp hành” những chính sách của các bên cung cấp dịch vụ gửi email. Nếu Domain gửi Email được xác thực đầy đủ thì việc đi qua bộ lọc sẽ đơn giản hơn. Thêm bản ghi ở phần DNS trong chỗ quản lý (tên miền) domain. Chỗ thông tin có signed by: domaincuaban.com trông rất chuyên nghiệp nếu được thêm đầy đủ. Đây là công việc thuần về kỹ thuật nên gây khó khăn đối với người không chuyên. Do đó getresponse, mailchimp… cho phép XÁC MINH TẠI HỘP THƯ thay vì xác minh tên miền (domain), tức là chỉ cần vào hộp thư, bấm vào link xác nhận là địa chỉ đã gửi được rồi. Tuy vậy, khi dùng các địa chỉ này để gửi email sẽ cảnh báo qua xyz.domainnhacungcap.com. Việc xác minh tại hộp thư thì có thể vào promotion.
B3: Gửi test, warm up địa chỉ gửi email mới
Điều này thực sự quan trọng, người mới dùng email sẽ dễ mắc phải lỗi gửi hàng nghìn email trong lần đầu tiên. 1-2 lần gửi đầu cần đặc biệt được chú ý, cần kiểm tra địa chỉ nhận có tồn tại hay không, nếu người nhận báo cáo thư rác thì sau này tên miền (domain) đó khi gửi email đi thì tỉ lệ đến inbox sẽ thấp. Tốt nhất là gửi test những email đầu tiên cho 1 danh sách nội bộ khoảng vài chục địa chỉ để “đánh giá tốt” về email nhận được từ địa chỉ domain mới. Cần đánh giá tốt các tín hiệu sau:
- Người nhận di chuyển email đến inbox.
- Đánh dấu email quan trọng.
- Báo cáo đây không phải email spam.
- Reply email.
- Thêm địa chỉ này vào dạnh bạ.
Những quy tắc cần biết
- Gửi với tần suất đều đặn và tăng dần số lượng. Những lần đầu có thể gửi tầm 500 liên hệ, gửi 3 lần với số lượng 500 rồi tăng lên 1000, 2000, 3000. Cứ gửi như thế cho đến ngưỡng từ 10,000 đến 15,000 email/lần là an toàn cho những doanh nghiệp nhỏ. Các doanh nghiệp lớn thì tùy vào các phần mềm hỗ trợ gửi email mà con số này có thể tăng lên.
- Địa chỉ, danh sách email không bị lỗi, không mua, không cào địa chỉ, không gửi email hàng loạt. Việc này dễ dẫn đến spam trap ( những địa chỉ bẫy của các nhà cung cấp dịch vụ email lập ra) Làm thế nào để thu thập nhiều địa chỉ email khách hàng?
- Tạo dựng danh sách thường xuyên và đem đến các giá trị cho người đăng ký qua email thường xuyên.
Quy trình trên khi khách hàng sử dụng phần mềm Mautic thì các chuyên viên sẽ tư vấn, giúp làm luôn cho khách hàng. Khách hàng nhận domain có thể sử dụng ngay. Khách hàng sẽ được chia sẻ những quy tắc cần biết. Nếu bạn đang có tỉ lệ mở thấp, tài khoản bị khóa một cách thường xuyên thì hãy kiểm tra theo hướng dẫn của bài viết và những quy tắc trên nhé. Hi vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho việc ứng dụng Email Marketing của doanh nghiệp bạn được hiệu quả hơn.
